Theo đó, yêu cầu thực hiện cập nhật và phê duyệt hồ sơ chuyên môn tập trung vào các nội dung sau:
1. Đối với nhà trường
Hiệu trưởng thực hiện cập nhật, hoàn thiện, ký số và gửi Kế hoạch giáo dục của nhà trường và các hồ sơ, kế hoạch chuyên môn thộc trách nhiệm của nhà trường trên hệ thống quản lý hồ sơ chuyên môn.
Kế hoạch giáo dục của nhà trường phải được cập nhật, ký số và gửi trên hệ thống trước ngày 15 tháng 9 hằng năm.
Trong năm học, khi có điều chỉnh, bổ sung Kế hoạch giáo dục của nhà trường hoặc có yêu cầu cập nhật các hồ sơ, kế hoạch chuyên môn khác, nhà trường thực hiện cập nhật kịp thời trên hệ thống theo quy định và thời hạn được yêu cầu.
Hiệu trưởng chịu trách nhiệm về tính đầy đủ, chính xác, kịp thời của hồ sơ thuộc trách nhiệm của nhà trường và việc kiểm tra, phê duyệt theo thẩm quyền.
Sử dụng thống nhất hệ thống quản lý hồ sơ chuyên môn tại địa chỉ: https://qlcm.haiphong.edu.vn.
2. Đối với tổ chuyên môn
Tổ chuyên môn cập nhật trên hệ thống Sổ ghi chép nội dung các hoạt động của tổ theo quy định tại khoản 3 Điều 21 Thông tư số 15/2026/TT-BGDĐT và thực hiện ký số hồ sơ chậm nhất vào ngày làm việc cuối cùng của mỗi tháng.
Tổ trưởng chuyên môn tổ chức quản lý hồ sơ của tổ; theo dõi việc cập nhật hồ sơ của giáo viên thuộc phạm vi phụ trách; kiểm tra, yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung và ký số, phê duyệt Kế hoạch bài dạy của giáo viên theo phân công, phân quyền của Hiệu trưởng.
Trường hợp hồ sơ của giáo viên chưa bảo đảm yêu cầu, tổ trưởng chuyên môn yêu cầu giáo viên chỉnh sửa, bổ sung; sau khi hồ sơ được hoàn thiện và bảo đảm yêu cầu thì thực hiện ký số, phê duyệt trên hệ thống.
3. Đối với giáo viên
Giáo viên cập nhật trên hệ thống Kế hoạch bài dạy (giáo án) theo quy định tại khoản 2 Điều 21 Thông tư số 15/2026/TT-BGDĐT.
Đối với giáo viên làm công tác chủ nhiệm lớp thực hiện cập nhật Sổ chủ nhiệm theo quy định.
Giáo viên chịu trách nhiệm xây dựng, cập nhật và hoàn thiện hồ sơ thuộc trách nhiệm của mình; gửi hồ sơ trên hệ thống để người có thẩm quyền kiểm tra, phê duyệt theo quy định và phân quyền của nhà trường.
Kế hoạch bài dạy phải hoàn thành việc cập nhật, ký số, gửi và được người có thẩm quyền ký số, phê duyệt trên hệ thống trước khi thực hiện tiết dạy đầu tiên theo kế hoạch.
Khi hồ sơ được yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung, giáo viên thực hiện hoàn thiện và gửi lại trên hệ thống để kiểm tra, phê duyệt.
4. Quy trình cập nhật, ký số và phê duyệt hồ sơ trên hệ thống
Việc cập nhật, gửi, ký số và phê duyệt hồ sơ chuyên môn trên hệ thống HSCM được thực hiện theo trình tự: cập nhật, kiểm tra, hoàn thiện hồ sơ; ký số và gửi hồ sơ; người có thẩm quyền kiểm tra; yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung (nếu có) hoặc ký số và phê duyệt hồ sơ.
Người lập hồ sơ có trách nhiệm hoàn thiện hồ sơ trước khi ký số và gửi; người có thẩm quyền kiểm tra, yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung hoặc ký số, phê duyệt hồ sơ theo phân công, phân quyền.
Việc gửi và phê duyệt hồ sơ trên hệ thống phải được thực hiện bằng chữ ký số của người thực hiện theo đúng thẩm quyền. Hồ sơ chỉ được xác định là đã gửi hoặc đã phê duyệt khi hoàn thành tương ứng các thao tác trên hệ thống.
Đối với Kế hoạch bài dạy, toàn bộ việc cập nhật, ký số, gửi và phê duyệt phải hoàn thành trước khi thực hiện tiết dạy đầu tiên theo kế hoạch.
Hồ sơ chuyên môn được cập nhật, ký số, gửi và phê duyệt hợp lệ trên hệ thống HSCM thì được sử dụng để quản lý, kiểm tra, tra cứu và khai thác trên hệ thống; không làm phát sinh thêm hồ sơ ngoài hồ sơ đã được cập nhật, quản lý trên hệ thống, không yêu cầu in, ký và nộp bản giấy có cùng nội dung. Trường hợp hồ sơ được yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung, người lập hồ sơ thực hiện hoàn thiện, cập nhật và gửi lại trực tiếp trên hệ thống để kiểm tra, phê duyệt, không lập hồ sơ mới hoặc tạo thêm hồ sơ giấy có cùng nội dung. Việc lập, lưu trữ bản giấy chỉ thực hiện đối với những hồ sơ có quy định bắt buộc hoặc theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.
Sở Giáo dục và Đào tạo yêu cầu các trường trung học cơ sở, trung học phổ thông và trường phổ thông nhiều cấp học triển khai thực hiện đầy đủ, nghiêm túc. Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc đề nghị báo cáo kịp thời về Sở (qua Phòng GDTrH) để được hướng dẫn giải quyết./.
Tiếng Việt
English
中文
Français
日本語
한국어
Español
Русский
Deutsch
ไทย
ລາວ
हिन्दी
Português